L'amministratore di condominio
L'amministratore di condominio, ai sensi della legge italiana, è l'organo esecutivo del condominio. Non è previsto un albo degli amministratori di condominio, ma solo libere associazioni sindacali di categoria.
Requisiti
Secondo l'originaria disciplina del codice civile italiano, qualora il regolamento condominiale non avesse disposto nulla in merito, l'amministratore poteva essere chiunque veniva votato dalla maggioranza dei condomini, senza una previsione di professionalità, titolo di studio o altro requisito, ad esempio l'iscrizione a un albo professionale.
Attualmente, secondo le modifiche apportate dalla legge n. 220/2012, è obbligatorio che l'amministratore sia qualificato, con titolo di studio di diploma di scuola superiore, aver frequentato corsi di formazione iniziale e successivi corsi periodici annuali di aggiornamento, deve possedere requisiti morali, tra cui la non condanna per una serie di delitti, non essere stato detenuto, salvo riabilitazione, non protestato. La riforma ha mantenuto l'agevolazione dei proprietari nel potere amministrare il proprio condominio, esentando gli stessi dal requisito del titolo di studio e dalla formazione iniziale e periodica.
Il trattamento dei dati personali di natura sensibile (come quelli sullo stato di salute) o dei dati giudiziari è consentito esclusivamente nel caso in cui siano indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio. A titolo esemplificativo, tale uso è possibile nel caso in cui l’assemblea debba deliberare l’abbattimento delle “barriere architettoniche” che rendono difficoltoso l’accesso a un condomino diversamente abile, al fine di acquisire informazioni sulle persone che presteranno servizio alle dipendenze del condominio stesso, oppure quando si debbano trattare i dati anche sanitari di persone che abbiano subìto danni negli spazi condominiali.
In questi casi devono comunque essere adottate adeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati.
I numeri di telefono fisso, di telefono cellulare e l’indirizzo di posta elettronica possono essere utilizzati se sono già indicati in elenchi pubblici (come le pagine bianche o le pagine gialle) oppure se ’interessato abbia fornito il proprio consenso. In ogni caso, occorre sempre tenere presente il principio di proporzionalità circa l’uso di tali recapiti, con particolare riferimento a frequenze e ad orari: il loro utilizzo può essere opportuno in casi di necessità ed urgenza (soprattutto per evitare situazioni di pericolo o danni incombenti), mentre occorre massimo discernimento per le attività ordinarie e non possono essere comunicati a terzi.
L’amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli. L’assemblea può decidere di designarlo anche formalmente responsabile del trattamento” dei dati personali dei partecipanti al condominio (proprietari, locatari, usufruttuari), attribuendogli uno specifico ruolo in materia di privacy.
Possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni.
Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini (ai fini della convocazione dell’assemblea o per altre comunicazioni), i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, il valore dei cosumi ed eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali. Non possono essere trattati, invece, dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio. È vietato, ad esempio, riportare in fogli cartacei o elettronici condominiali, vicino a nomi di condòmini o inquilini, annotazioni personali quali “single”, “non verrà all’assemblea”, “va in vacanza a giugno”, “risponde sempre la segreteria”.
In linea generale si possono trattare tutti i dati necessari all'attività amministrativa e fiscale legata al condominio senza consenso scritto da parte del condòmino; per gli altri casi sarà sempre necessaria l'autorizzazione scritta dello stesso. Il GDPR (Regolamento Europeo n. 679/2016) prevede anche che, pur raccogliendo e trattando i dati in maniera lecita, questi non possano essere utilizzati per finalità diverse da quelle per le quali i dati siano stati raccolti;ad esempio non si possono inviare email al condòmino in merito a questioni che non siano coerenti con l'attività amministrativa del condominio in quanto si tratterebbe di utilizzo illecito del dato.
Nel caso in cui vengano utilizzati dati riferibili a soggetti terzi rispetto ai condòmini, è importante non dimenticare di informarli in particolare sugli scopi e sulle modalità del trattamento dei dati, nonché sugli altri diritti riconosciuti dal GDPR.
